Régularisation des charges locatives : le calendrier complet

Avril. Dans la boîte aux lettres d'un deux-pièces loué 650 € par mois, plus 80 € de provisions sur charges, une enveloppe du propriétaire annonce un solde de 144 € à régler. L'hiver a été froid, le contrat d'entretien de l'ascenseur a augmenté, la taxe d'ordures ménagères aussi. Le locataire se demande s'il doit payer tout de suite, et sur quelle base.

Tout se joue dans un calendrier. La régularisation des charges locatives n'est pas une facture surprise : c'est l'aboutissement d'un processus annuel encadré par l'article 23 de la grande loi sur les rapports locatifs, qui fixe ce que le bailleur doit montrer, quand il doit le montrer et jusqu'à quand chacun peut réclamer.

Janvier à décembre : les provisions de l'année

Tout commence avec le bail. Lorsqu'il prévoit des provisions sur charges, le locataire verse chaque mois, avec son loyer, un montant fixe. Selon Service-Public, le propriétaire le détermine d'après le budget prévisionnel de l'immeuble et les dépenses de l'année précédente.

Une provision n'est qu'une avance. Rien n'est acquis au bailleur tant que les dépenses réelles ne sont pas connues. Dans l'exemple ci-dessus, 80 € par mois représentent 960 € sur l'année.

Seules les charges récupérables peuvent être mises à la charge du locataire. Leur liste, limitative pour les logements du parc privé, figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.

L'électricité du logement lui-même reste hors de ce circuit : le locataire souscrit son propre abonnement.

Début de l'année suivante : le bailleur rassemble les dépenses

Une fois l'exercice clos, le propriétaire réunit les factures : eau, chauffage collectif, contrats d'entretien, avis de taxe foncière pour isoler la part d'ordures ménagères. Dans une maison individuelle ou un petit immeuble en monopropriété, ce travail peut commencer dès janvier.

Dans les immeubles où le chauffage ou l'eau chaude sont individualisés, Service-Public précise que les consommations sont transmises chaque mois au locataire. Lorsque l'eau n'est pas individualisée, la facture d'eau lui est communiquée une fois par an, par le syndic en copropriété.

Au printemps : les comptes de la copropriété

Dans un immeuble en copropriété, le bailleur dépend du syndic. Les charges qu'il a lui-même payées au syndicat comprennent une part récupérable et une part qui ne l'est pas. Il lui faut donc attendre que les comptes de l'exercice soient arrêtés et que le syndic fournisse un décompte distinguant les deux.

C'est la raison pour laquelle la plupart des régularisations en copropriété interviennent au printemps ou au début de l'été, après l'assemblée générale qui approuve les comptes. Un retard du syndic se répercute directement sur le calendrier du bailleur.

Un mois avant la régularisation : le décompte détaillé

C'est l'étape clé, et la plus souvent négligée. Un mois avant de régulariser, le propriétaire doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges : électricité, eau, ascenseur, entretien, et ainsi de suite. Il doit aussi indiquer le mode de répartition entre les logements de l'immeuble, par exemple en tantièmes ou au prorata des surfaces.

Un simple montant global, sans détail, ne suffit pas. Le locataire peut en outre demander un récapitulatif des charges. Ce mois sert à vérifier et, le cas échéant, à contester avant de payer.

Pendant six mois : l'accès aux justificatifs

À compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent rester à la disposition du locataire pendant six mois : factures, contrats de fourniture et d'entretien, quantités consommées. Le locataire peut les consulter et vérifier, par exemple, que les honoraires du syndic ou une réparation importante n'ont pas été glissés parmi les dépenses récupérables.

Vérifier les justificatifs, c'est notamment contrôler :

• que chaque ligne correspond à une catégorie du décret de 1987 ;
• que la période couverte correspond bien à celle de l'occupation ;
• que la clé de répartition est celle annoncée ;
• que la taxe d'ordures ménagères est isolée de la taxe foncière.

Le jour de la régularisation : le solde et la nouvelle provision

Le calcul est simple : dépenses récupérables réelles moins provisions versées. Il se fait logement par logement, après application de la clé de répartition, et seulement sur la période pendant laquelle le locataire a effectivement occupé les lieux. Un décompte clair présente les deux colonnes côte à côte, catégorie par catégorie, pour que l'écart se lise d'un coup d'œil.

Dans le premier cas, le bailleur réclame le complément. Dans le second, il rembourse la différence ou la déduit d'une prochaine échéance avec l'accord du locataire. Il ajuste aussi, le plus souvent, le montant des provisions pour l'année en cours, afin d'éviter un nouvel écart : 1 104 € répartis sur douze mois donnent 92 € par mois.

Ces sommes figurent ensuite sur l'avis d'échéance et sur la quittance, qui distingue le loyer des provisions, comme le prévoit tout modèle de quittance de loyer conforme.

Le 31 décembre de l'année suivante : le droit à l'étalement

Une régularisation peut être faite en retard, quelle qu'en soit la cause : oubli, négligence, ignorance de la règle. Mais la loi protège le locataire contre un rappel trop lourd. Si la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Il en fait la demande par lettre recommandée avec avis de réception.

Exemple : les charges de 2025 non régularisées au 31 décembre 2026 ouvrent ce droit à l'étalement. Le juge des contentieux de la protection peut aussi refuser une régularisation jugée déloyale et brutale, due à une faute du bailleur, par exemple lorsque celui-ci a ignoré une demande du locataire.

Trois ans : la prescription

Au-delà de trois ans, le droit d'agir s'éteint. Le propriétaire ne peut plus réclamer un arriéré de charges, et le locataire ne peut plus obtenir le remboursement d'un trop-versé. Ce délai court pour chaque échéance. Conserver décomptes, avis d'échéance et justificatifs pendant au moins trois ans est donc utile des deux côtés.

Au départ du locataire : le cas du dépôt de garantie

Lorsque le bail prend fin avant que les comptes de l'immeuble soient arrêtés, l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une solution particulière pour les immeubles collectifs. Le bailleur fait un arrêté des comptes provisoire et peut conserver, si elle est dûment justifiée, une provision d'au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble.

La régularisation définitive et la restitution du solde ont lieu dans le mois qui suit l'approbation des comptes. Les deux parties peuvent aussi convenir à l'amiable de tout solder immédiatement.

Où se glissent les erreurs du décompte

Les contestations portent presque toujours sur les mêmes points. Les repérer évite au bailleur un litige et au locataire un paiement indu.

• Les honoraires du syndic : ils rémunèrent la gestion de la copropriété et restent à la charge du propriétaire, même lorsqu'ils figurent sur l'appel de fonds trimestriel.
• Les gros travaux et remplacements : changer une chaudière collective, refaire une toiture ou remplacer un ascenseur n'entrent pas dans les charges récupérables ; seuls l'entretien courant et les menues réparations y figurent.
• Une période mal découpée : un locataire arrivé en juillet ne doit que la moitié des dépenses annuelles, calculée au prorata de sa durée d'occupation, sauf consommations individuelles relevées à l'entrée.
• Une clé de répartition différente de celle de la copropriété, sans explication, qui gonfle la part du logement.
• La taxe foncière entière refacturée au lieu de la seule part d'enlèvement des ordures ménagères.

Lorsqu'une erreur est relevée, le plus simple reste d'écrire au bailleur en citant la ligne contestée et la catégorie du décret de 1987 en cause. Les associations de locataires et l'ADIL du département aident à préparer ce courrier.

Forfait de charges : pas de régularisation

Tout ce calendrier ne s'applique qu'aux provisions. Avec un forfait de charges, possible pour un bail meublé ou une colocation et imposé pour un bail mobilité, la somme fixée dans le contrat ne donne lieu à aucun complément ni remboursement. Service-Public précise qu'elle ne doit pas être disproportionnée par rapport aux charges du locataire précédent et qu'elle peut être révisée chaque année dans les mêmes conditions que le loyer. Le bail d'une location meublée indique laquelle des deux formules s'applique ; en colocation, l'article 8-1 de la loi de 1989 encadre ce choix, comme dans la colocation meublée solidaire.

Questions fréquentes

La régularisation des charges est-elle obligatoire ?

Oui, dès lors que le bail prévoit des provisions : elle doit intervenir au moins une fois par an. Sans régularisation, le bailleur ne justifie pas les avances qu'il a encaissées.

Peut-on contester une régularisation de charges ?

Oui. Le locataire peut consulter les justificatifs pendant six mois, demander le retrait des dépenses non récupérables et, faute d'accord, saisir la commission départementale de conciliation, puis le juge des contentieux de la protection.

Combien de temps le propriétaire a-t-il pour régulariser ?

Trois ans au plus, délai de prescription. Passé la fin de l'année civile suivant l'exigibilité, le locataire peut toutefois demander un étalement du paiement sur douze mois.

Le propriétaire peut-il régulariser après le départ du locataire ?

Oui. En immeuble collectif, il peut retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie, sur justificatifs, en attendant l'approbation des comptes, puis solder dans le mois qui suit.

La taxe d'ordures ménagères fait-elle partie des charges ?

Oui. La taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères est récupérable, tout comme la taxe de balayage et la redevance d'assainissement. Le bailleur doit l'isoler de la taxe foncière, qui reste à sa charge.

Sources et références

• Service-Public, Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) — www.service-public.gouv.fr
• Légifrance, Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22 — www.legifrance.gouv.fr