Le modèle de quittance de loyer le plus sûr est celui qui reprend, sans rien ajouter d'inutile, les exigences de l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le détail des sommes versées, avec le loyer d'un côté et les charges de l'autre. Tout le reste (noms, adresse, période, date, signature) sert à rendre le document identifiable et opposable. Le modèle complet figure plus bas, prêt à recopier dans un traitement de texte ou à la main.
Avant de le remplir, trois règles fixent ce que le bailleur peut et ne peut pas faire. Elles figurent dans le même article, dans sa version en vigueur depuis le 27 mars 2014 (modifiée par la loi ALUR du 24 mars 2014).
Ce que la loi impose au bailleur
L'article 21 tient en cinq phrases. Chacune a une conséquence pratique pour celui qui loue un logement soumis à la loi de 1989, c'est-à-dire une location vide ou meublée de résidence principale.
- La quittance est due sur demande. Le bailleur ou son mandataire (l'administrateur de biens, par exemple) doit la transmettre au locataire qui la réclame. Rien n'oblige à l'envoyer spontanément chaque mois, mais beaucoup de propriétaires le font pour éviter les relances.
- Elle est gratuite. Le texte précise qu'aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Une clause du bail qui ferait payer l'envoi ou la relance est en outre réputée non écrite, selon l'article 4 de la même loi, comme le rappelle l'Institut national de la consommation.
- Elle détaille les sommes. Le loyer et les charges apparaissent sur deux lignes distinctes. Un montant global unique ne suffit pas.
- L'envoi numérique demande un accord. Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut transmettre la quittance sous forme dématérialisée (PDF par e-mail, espace en ligne). Sans cet accord, le papier reste la règle.
- Un paiement partiel donne lieu à un reçu. Si le locataire ne règle qu'une partie de l'échéance, le bailleur lui remet un reçu, et non une quittance.
Quittance ou reçu : la différence qui compte
La quittance atteste que toute l'échéance d'une période a été payée. Elle libère le locataire pour ce mois-là. Le reçu, lui, constate seulement qu'une somme a été versée, sans dire que la dette est éteinte. Délivrer une quittance pour un mois incomplet reviendrait, pour le bailleur, à reconnaître par écrit un paiement intégral qui n'a pas eu lieu. D'où l'importance du bon intitulé en haut de la page.
Le modèle quittance de loyer à recopier
Le modèle ci-dessous convient à une location vide comme à une location meublée de résidence principale. Les passages entre crochets sont à remplacer.
Ce qu'il faut adapter
- Le bailleur est une société : indiquer la dénomination de la SCI, son siège et le nom du gérant qui signe.
- Le bail prévoit un forfait de charges (cas fréquent en meublé) : écrire « forfait de charges » au lieu de « provision ». Le forfait n'est pas régularisé en fin d'année, la provision l'est.
- Un mandataire gère le bien : il signe en précisant « pour le compte de [nom du bailleur] ».
- La formule « sous réserve de tous mes droits » protège le bailleur si une somme antérieure reste due ou si une régularisation est à venir. Elle n'est pas exigée par la loi, mais elle est d'usage.
Remplir chaque rubrique sans erreur
Les identités
Le nom du bailleur figure tel qu'il apparaît sur le bail. Si le logement appartient à deux personnes (un couple, une indivision), les deux noms peuvent être portés, avec la signature de celui qui encaisse. Côté locataire, on recopie les noms de tous les titulaires du bail.
L'adresse du logement
L'adresse complète, avec l'étage et la porte dans un immeuble, évite toute confusion lorsque le bailleur loue plusieurs lots à la même adresse. Pour un locataire qui produit sa quittance comme justificatif de domicile, c'est la ligne la plus regardée.
La période et la date de paiement
La quittance vise une période précise, en général un mois civil. La date de paiement réelle se distingue de la date d'émission : un loyer réglé le 3 peut être quittancé le 10. Pour un loyer payé d'avance au trimestre, la période couvre les trois mois.
Le détail loyer et charges
C'est la seule mention que la loi impose mot pour mot. Le loyer hors charges correspond au montant fixé par le bail, éventuellement révisé chaque année. Les charges correspondent à la provision mensuelle ou au forfait. Une erreur fréquente consiste à reporter un total sans ventilation : le document reste une preuve de paiement, mais il ne respecte plus l'article 21.
Lorsque la provision est ajustée après la régularisation annuelle des charges, le nouveau montant apparaît sur les quittances suivantes. Si le locataire règle un complément de régularisation, ce versement peut figurer sur une ligne à part ou faire l'objet d'un reçu distinct.
La signature
Sans signature, le document perd sa valeur de preuve : rien n'atteste que le bailleur reconnaît avoir encaissé la somme. Une signature numérisée sur un PDF envoyé avec l'accord du locataire reste d'usage courant.
Exemple chiffré : trois situations du même mois
Prenons un deux-pièces loué 720 € hors charges avec une provision de 60 €, soit 780 € par mois. Le tableau montre quel document remettre selon ce que le locataire a réellement payé en mars.
| Somme reçue pour mars | Document à remettre | Mentions clés |
|---|---|---|
| 780 € le 2 mars | Quittance de mars | Loyer 720 €, charges 60 €, total 780 € |
| 500 € le 2 mars | Reçu de 500 € | Somme versée, mois concerné, reste dû 280 € |
| 280 € le 15 mars, après les 500 € | Quittance de mars | Total 780 €, paiement en deux fois |
Le cas du milieu illustre la règle du paiement partiel : le bailleur n'émet pas de quittance pour 500 €, mais un reçu. Une fois le solde réglé, la quittance du mois devient due si le locataire la demande.
Envoyer la quittance par e-mail
Depuis 2014, la quittance peut être envoyée en PDF ou mise à disposition sur un espace en ligne, à une condition : l'accord exprès du locataire. Le terme exclut l'accord tacite. En pratique, cet accord se recueille par écrit, soit dans une clause du bail signée par les deux parties, soit dans un courrier ou un message distinct. Le locataire qui préfère le papier peut le demander, et le bailleur n'a pas le droit de facturer l'impression ni l'affranchissement, puisque la loi interdit tout frais de gestion de la quittance.
Le format numérique présente des avantages concrets : archivage simple, envoi immédiat après encaissement, et possibilité pour le locataire de transmettre le fichier tel quel à un organisme qui le demande. Il convient de nommer chaque fichier de façon constante (par exemple « quittance-2026-03-dupont.pdf ») pour retrouver un mois en quelques secondes.
Cas particuliers
Colocation
Avec un bail unique signé par tous les colocataires, une quittance globale peut être émise au nom de l'ensemble des titulaires. Rien n'empêche cependant le bailleur de remettre à chacun un document indiquant sa quote-part réellement versée, ce qui facilite les démarches individuelles. Avec des baux séparés, chaque colocataire reçoit sa propre quittance. Les formules à bail unique ou par chambre sont détaillées dans l'article sur la colocation meublée solidaire.
Location meublée
Le modèle reste identique pour une location meublée louée comme résidence principale : l'article 21 s'applique aussi à ces baux. Seule la ligne des charges change souvent d'intitulé, puisque le forfait y est plus courant.
Location saisonnière ou bail commercial
Ces contrats ne relèvent pas de la loi de 1989. Le document remis s'apparente alors à une facture ou à un reçu, selon les règles propres au contrat. Le modèle de cette page n'est pas conçu pour eux.
Locataire aidé par la CAF
L'aide au logement versée directement au bailleur (tiers payant) fait partie des sommes encaissées. La pratique la plus lisible consiste à indiquer, dans le détail, la part versée par l'organisme et la part payée par le locataire, le total restant égal au loyer et aux charges du mois.
Ce que la quittance permet au locataire
La quittance sert d'abord de preuve de paiement. En cas de désaccord sur un mois impayé, c'est le document qui tranche. Elle sert aussi de justificatif de domicile dans de nombreuses démarches, et plusieurs organismes, dont ceux qui versent les aides au logement, peuvent la demander. Lors d'une nouvelle recherche de logement, les dernières quittances montrent à un futur bailleur que les loyers ont été réglés régulièrement.
Le locataire qui n'obtient pas sa quittance commence par une demande écrite simple, en citant l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. En cas de refus persistant, une lettre recommandée avec avis de réception laisse une trace datée, puis la commission départementale de conciliation ou le juge peuvent être saisis. L'ADIL du département renseigne gratuitement sur la marche à suivre selon la situation.
Pour retrouver les autres repères sur la gestion d'un bail, la rubrique Louer et gérer regroupe les articles consacrés au loyer, aux charges et aux obligations de chaque partie.
Questions fréquentes
Le propriétaire est-il obligé de donner une quittance de loyer chaque mois ?
Non, pas automatiquement. L'article 21 l'oblige à la transmettre au locataire qui en fait la demande. Une demande faite une fois pour toutes, par exemple dans un courrier, conduit en pratique à un envoi régulier. La quittance reste gratuite dans tous les cas.
Une quittance de loyer écrite à la main est-elle valable ?
Oui. La loi n'impose aucun support particulier. Un document manuscrit, daté, signé et qui sépare le loyer des charges remplit les mêmes fonctions qu'un modèle imprimé. Il doit simplement rester lisible.
Le bailleur peut-il facturer l'envoi des quittances ?
Non. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Une clause du bail qui prévoirait des frais d'expédition ou de relance est réputée non écrite.
Que faire si le loyer n'a été payé qu'en partie ?
Le bailleur remet un reçu mentionnant la somme versée et la période concernée. La quittance ne sera émise qu'une fois l'échéance entièrement réglée.
Peut-on recevoir sa quittance de loyer en PDF ?
Oui, si le locataire a donné son accord exprès à la transmission dématérialisée. Sans cet accord écrit, le bailleur ne peut pas imposer l'e-mail, et le locataire peut toujours réclamer un exemplaire papier.
Quelle différence entre avis d'échéance et quittance ?
L'avis d'échéance annonce, avant le paiement, la somme à régler pour la période à venir. La quittance constate, après le paiement, que cette somme a été intégralement versée. Les deux documents sont gratuits pour le locataire.
Sources et références
- Légifrance, article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — www.legifrance.gouv.fr
- Institut national de la consommation, Vous demandez une quittance de loyer à votre propriétaire — www.inc-conso.fr
